Hạch Toán Hàng Hóa Cho Quà Biếu Tặng Khách Hàng, Nhân Viên 

Hạch toán hàng hóa cho quà biếu tặng cho khách hàng và nhân viên thường được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp, tổ chức để tri ân các khách hàng thân thiết hay người lao động trong trong công ty. Vậy khi đó hạch toán xuất hóa đơn quà biếu tặng theo quy định như nào? Cùng TATA tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích cho, biếu, tặng có phải lập hóa đơn không?

I. Biếu tặng quà cho khách hàng có phải xuất hóa đơn bán ra không?

Căn cứ theo điều 4 nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho  người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến  mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Như vậy: khi xuất hàng hóa, dịch vụ để cho biếu tặng ( khách hàng, nhân viên....)-→ thì phải xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng . Dù là hàng mua về nhập kho rồi xuất tặng hay là mua tặng luôn – Dù là cho biếu tặng khách hàng, công nhân viên...cũng đều phải xuất hóa đơn bán ra.

Căn cứ theo Điều 9 nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định lập hóa đơn như sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền)

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Như vậy: 

- Khi xuất Hàng hóa và dịch vụ để biếu tặng (khách hàng, nhân viên…) thì kế toán phải xuất hóa đơn hàng cho việc biếu tặng. ( dù đó là hàng mua về nhập kho rồi xuất tặng hoặc mua tặng luôn hay biếu tặng khách hàng, nhân viên …. đều phải xuất hóa đơn)

II. Những quy định về hàng cho biếu tặng

Các quy định về hàng cho biếu tặng khách hàng và đối tác: Theo điều 4, thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ tài chính có quy định như sau:

 1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b. Khoản chi đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.

c. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ”

- Cũng dựa theo Thông tư 96/2015/TT-BTC đã không còn quy định về mức khống chế là 15% đối với các khoản chi quà biếu, tặng cho khách hàng như trước đây nữa.

Tức là: Bắt đầu từ ngày 6/8/2015 trở đi thì chi phí cho, biếu tặng sẽ không còn bị khống chế nữa, mà sẽ trừ toàn bộ nếu có đầy đủ các hóa đơn và chứng từ.

1. Đối với trường hợp khách là cá nhân

Theo Công văn 3929/TCT - TNCN ngày 23/09/2015 của Tổng cục thuế về thuế thu nhập cá nhân với các thu nhập được khuyến mãi, được quy định cụ thể như sau:

- Căn cứ vào các quy định trên, trường hợp Công ty cho, tặng hiện vật cho khách hàng không tiền mà hiện vật là tài sản thì phải đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng với cơ quan quản lý nhà nước thì thu nhập mà khách hàng nhận được sẽ thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân từ quà tặng

- Trường hợp Công ty thực hiện chương trình khuyến mãi theo quy định tại khoản 5,6 Điều 92 của Luật thương mại thì khoản tiền/hiện vật cá nhân nhận được từ hoạt động trúng thưởng vượt trên 10 triệu đồng thì thuộc diện chịu thu nhập cá nhân từ việc trúng thưởng.

2. Các quy định về hàng biếu tặng cho nhân viên

Căn cứ theo Điều 4, Thông tư 96/2025/TT-BTC và theo Điều 3, Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ tài chính được quy định như sau:

Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ như sau:

• Hợp đồng lao động

• Thỏa ước lao động tập thể.

• Quy định tài chính của Tập đoàn, Tổng công ty và Công ty, Quy chế thưởng đều do Chủ Tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Tổng công ty và công ty.

- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như : 

• Chi đám hiếu, hỷ cho bản thân và gia đình người lao động

• Chi nghỉ mát, hỗ trợ Điều trị

• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo

• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nan hay ốm đau

• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập

• Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, Tết cho người lao động

• Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động hoặc ( trừ các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này)

• Những Khoản chi có tính phúc lợi khác 

Tổng số chi cho tất cả tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

3. Một số Công văn các bạn có thể tham khảo

a. Quà tặng Tết nguyên đán cho nhân viên

Theo Công văn 9648/CT-TTHT ngày 26/10/2015 của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh:

- Trường hợp Công ty mua hàng hóa làm quà tặng cho nhân viên nhân dịp Tết Nguyên Đán thì khi phát quà tặng thì Công ty phải lập hóa đơn tính thuế GTGT như bán hàng hóa cho khách hàng (trước đây thì Công ty sẽ tặng quà nhân viên nhưng không lập hóa đơn thì bây giờ phải lập hóa đơn bổ sung theo quy định)

- Chi phí mua tặng cho nhân viên thuộc khoản chi có tính chất phúc lợi nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và tổng số chi có tính chất phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm 2015 thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập TNDN ( nếu hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)

Theo như công văn 4003/TCT-CS ngày 17/10/2018 của Tổng cục thuế:

Ví dụ: Theo các hướng dẫn trên, trường hợp năm 2017, Công ty xây dựng Hoàng Minh có phát sinh các chi phí mua hàng hóa ở bên ngoài để làm quà trung thu, quà tết cho cán bộ, công nhân viên, không dùng quỹ phúc lợi thì các khoản chi phí làm quà cho nhân viên không vượt quá 01 ngày lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định của Công ty xây dựng Hoàng Minh sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với các phần tính vào chi phí được trừ, đồng thời Công ty cũng phải lập hóa đơn GTGT theo quy định.

b. Tặng quà bánh trung thu cho khách hàng và nhân viên

Dựa theo Công văn 79/109/CT-TTHT ngày 07/12/2017 của Cục thuế TP Hà Nội

Theo các quy định trên, với trường hợp Công ty TNHH Long Thành nhân dịp Tết trung thu có hoạt động nhằm tri ân khách hàng và động viên tinh thần của nhân viên trong Công ty (có quy chế nội bộ được ban hành) dưới hình thức là mua bánh kẹo trung thu để tặng cho khách hàng và nhân viên thì:

1. Về thuế giá trị gia tăng:

- Khi công ty trao tặng bánh kẹo trung thu cho khách hàng và nhân viên thì phải xuất hóa đơn GTGT, hóa đơn phải ghi đầy đủ toàn bộ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT theo như hóa đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng. Nhưng giá tính thuế GTGT là giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh cho các hoạt động này.

2. Về Thuế Thu nhập doanh nghiệp:

- Đối với khoản chi phí mà Công ty mua bánh kẹo trung thu cho khách hàng và nhân viên sẽ được trừ vào các chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện đã quy định tại Điều 4, Thông tư số 96/2015/TT-BTC. 

c. Các chi phí trung thu, lễ 8/3, tết thiếu nhi 1/6, sinh nhật con của công nhân viên

 Dựa theo công văn số 158/TCT-CS ngày 12/01/2017 của Tổng cục thuế:

Căn cứ vào các quy định trên thì doanh nghiệp phải tính các chi phí được trừ khi xác nhận chịu thuế TNDN đối với các khoản chi có tính phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động theo quy định ở Khoản 4, Điều 1, Nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 01/10/2014 của Chính phủ phải có đầy đủ hóa đơn và chứng từ, tổng số chi phí đó không quá 01 ngày lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

d. Các chi phí tặng bánh trung thu, lịch treo tường cho công nhân viên

Theo Công văn số 933/CT-TTHT ngày 14/10/2016 của Cục TP.HCM:

- Trường hợp Công ty mua hàng hóa tặng cho nhân viên ( bánh trung thu, lịch treo tường…) thì khi tặng Công ty phải lập hóa đơn như bán hàng thông thường cũng như phải kê khai nộp thuế GTGT theo quy định.

- Nếu hóa hàng tặng cho nhân viên có giá trị dưới 200.000 đồng/người thì Công ty phải lập chung một hóa đơn kèm theo bảng kê danh sách nhân viên được nhận quà tặng.

- Với các khoản chi du lịch nghỉ mát, tiệc tất niên cuối năm, khám sức khỏe nhân viên định kỳ hoặc bảo hiểm sức khỏe  thì Công ty không phải lập hóa đơn.

III. Giá tính thuế Giá trị gia tăng với hàng cho biếu tặng

Theo Khoản 3, Điều 7, Thông tư số 219/2012/TT-BTC đã quy định như sau:

Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Đối với hàng biếu tặng được khấu trừ thuế GTGT:

Theo Điều 14, Thông tư 219/TT-BTC như sau:

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa ( kể cả hàng hóa mua ngoài hoặc hàng hóa do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mãi, quảng cáo dưới hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ.

IV. Hướng dẫn cách hạch toán hàng cho biếu tặng

TATA sẽ hướng dẫn các bạn hạch toán hàng biếu tặng theo 2 trường hợp như sau:

- Trường hợp Hạch toán với Bên cho, biếu tặng

- Trường hợp hạch toán cho Bên được nhận

1. Hạch toán với Bên cho, biếu tặng

Trường hợp 1:  Sản phẩm, hàng hóa dùng để cho biếu tặng khách hàng, đối tác bên ngoài DN, nếu mua về để tặng ngay: 

Nợ TK 6414 (Nếu DN hạch toán theo TT 200)

Nợ TK 6421 (Nếu DN hạch toán theo TT 133)

Nợ TK 133:  Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

       Có TK 111, 112, 331

       Có TK 3331 -  Thuế GTGT phải nộp.

Ví dụ: Nhân dịp Tết nguyên đán, Công ty kế toán TATA mua 1 gói quà tặng ngay cho khách hàng trị giá 1.000.000, thuế GTGT: 100.000 được thanh toán bằng tiền mặt thì hạch toán như sau:

• Dựa vào hóa đơn đầu vào: 

Nợ TK 6418 (Nếu theo TT 200) hoặc TK 6421 (Nếu theo TT 133) : 1.000.000

Nợ TK 133:  100.000

      Có TK 111:  1.100.000

• Dựa vào hóa đơn xuất ra:

Nợ TK 6418 (Nếu theo TT 200) hoặc TK 6421 (Nếu theo TT 133) : 100.000

       Có TK 3331: 100.000

Trường hợp 2: Các sản phẩm, hàng hóa dùng để cho biếu tặng khách hàng bên ngoài nhưng DN mua về nhập kho để xuất cho biếu tặng:

- Khi mua hàng hóa về để cho biếu tặng thì kế toán hạch toán như mua hàng bình thường

Nợ TK 152, 153, 156…

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

         Có TK 111, 112, 331…

- Khi xuất kho để cho biếu tặng

Nợ TK 6418 (Nếu DN hạch toán theo TT 200) hoặc TK 6421 (Nếu DN hạch toán theo TT 133)

         Có TK 152, 153, 155, 156.

         Có TK 3331 -  Thuế GTGT phải nộp.

Ví dụ: Công ty kế toán TATA mua 10 bộ ấm chén uống trà về nhập kho có trị giá 1.000.000 đồng , thuế GTGT: 100.000 đồng được thanh toán bằng chuyển chuyển khoản. Sau đó xuất ra để tặng khách hàng và đối tác thì sẽ được hạch toán như sau:

• Khi nhận được hóa đơn đầu vào:

Nợ TK 156:  1.000.000

Nợ TK 133: 100.000

       Có TK 112: 1.100.000

• Khi xuất hóa đơn xuất ra tặng khách hàng, đối tác:

Nợ TK 6418 (Nếu theo TT 200) hoặc TK 6421 (Nếu theo TT 133): 1.100.000

      Có TK 156:   1.000.000

      Có TK 3331:  100.000

Trường hợp 3: Sản phẩm, hàng hóa dùng để cho, biếu tặng cán bộ, công nhân viên bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353 -  Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)

      Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

      Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra

- Cũng phải ghi nhận giá vốn hàng hóa đối với giá trị của sản phẩm và hàng hóa dùng để cho, biếu tặng công nhân viên:

Nợ TK 632 -  Giá vốn hàng hóa

      Có các TK 152, 153, 155, 156…. Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng

2. Hạch toán cho Bên được nhận

Nợ TK 156, 142, 642…(Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT ) vì không được khấu trừ.

     Có TK 711 -  Tổng giá trị hàng nhận bao gồm thuế GTGT

Vậy tại sao bên nhận lại không được khấu trừ thuế GTGT của hàng được biếu tặng?

Giải thích cho điều này thì theo khoản 10, Điều 1, Thông tư 26/2015/TT-BTC có quy định về Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào như sau: 

1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào ( bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

Vậy nên:  Vì bên được nhận hàng cho, biếu tặng không phải thanh toán (không có chứng từ thanh toán) nên không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn hàng hóa được biếu tặng.

Để biết chi tiết rõ hơn, các bạn xem lại tại Công văn 633/TCT-CS ngày 13/02/2015 của Tổng cục thuế gửi cho Cục Thuế thành phố Hải Phòng như sau: 

Tổng cục Thuế thống nhất với ý kiến xử lý của Cục Thuế thành phố Hải Phòng theo Công văn sô 2015/CT-THNVDT ngày 27/10/2014 có quyết định: Riêng trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hóa cho, biếu tặng của doanh nghiệp trong nước:  do không phải thanh toán tiền thuế GTGT nên doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định tại Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC nêu trên.

Qua bài viết trên, TATA đã hướng dẫn chi tiết cụ thể cho các bạn về những cách hạch toán hàng biếu tặng theo Thông tư 200 và 133.  Nếu các bạn còn đang băn khoăn hoặc cần sự hỗ trợ từ TATA thì đừng ngại liên hệ với chúng tôi ngay nhé! Với TATA, chúng tôi  tự hào là đơn vị tư vấn hàng đầu về việc thành lập công ty, chi nhánh, thực hiện các thủ tục thay đổi giấy phép, cung cấp dịch vụ báo cáo thuế và kế toán…uy tín và chuyên nghiệp!